Neue Mitarbeitende mit dem Onboarding von Stéphanie willkommen heißen

Stéphanie ist für die Onboardings der Muttergesellschaft der CFL und einiger Tochtergesellschaften zuständig. Seit 2017 gestaltet sie mit Begeisterung die Integration von Neuankömmlingen. Treffen Sie eines der bekanntesten Gesichter unter unseren Newcomern.

Hallo Stéphanie, kannst du uns deine Rolle bei der CFL erklären?

Als ich vor sechs Jahren zur CFL kam, war ich unter anderem dafür zuständig, das Onboarding neuer Mitarbeiter zu implementieren. Damals waren wir zu zweit, die an diesem Thema arbeiteten, neben der Rekrutierung von Berufsanfängern, seien es Praktikanten oder Auszubildende, und dem Personalmarketing. Seitdem haben wir die Aktivitäten optimiert und seit 2021 bin ich für die Bereiche Onboarding und Talentscouting zuständig. In meinem Team sind wir zu viert, wobei drei von uns im Bereich Onboarding tätig sind.

Also: Was ist ein Onboarding?

Die Menschen denken dabei ganz natürlich an das Boarding eines Flugzeugs, und dieser Begriff wurde von der HR-Welt übernommen, um die Methoden zu bezeichnen, die in Unternehmen angewandt werden, um den Empfang und die Integration von Neueinstellungen zu verbessern.

Bei der CFL erfolgt das Onboarding in Form eines maßgeschneiderten Weiterbildungsplans, der mit dem Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters abgestimmt wird. Er umfasst obligatorische und gemeinsame Fortbildungen für alle Neuankömmlinge sowie Standortbesichtigungen und Präsentationen, die von den Abteilungen geleitet werden: Der Eisenbahnsektor ist ein sehr spezifischer Tätigkeitsbereich mit unzähligen Berufen. Daher ist es wichtig, den Neuankömmlingen zu veranschaulichen, in welche Welt sie eintreten, um sie auch die Unternehmenskultur spüren zu lassen. Und dafür gibt es nichts Besseres als Begegnungen.

Wer ist von Deinem Onboarding betroffen?

Alle neuen Mitarbeiter, die bei der Muttergesellschaft der CFL eingestellt werden, sowie auch bei den Tochtergesellschaften (CFL Evasion, Mobility und Immo), sind vom Onboarding betroffen. Auch unsere Auszubildenden werden zu ihrem Ausbildungsbeginn im September bei einer speziell auf sie zugeschnittenen Präsentation begrüßt.

Außerdem haben auch unsere Praktikanten und Werkstudenten das Recht auf eine abgespeckte Version des Onboardings. Es handelt sich dabei um eine Videokonferenz mit uns und eine Instant-Messaging-Gruppe, in der sie uns kontaktieren oder sich untereinander austauschen können, um Informationen zu erhalten oder zu teilen.

Was dürfen die neu eingestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konkret erwarten?

Es gibt eigentlich zwei Phasen: das Pre-Boarding, das zwischen der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und dem ersten Tag bei uns läuft, und das eigentliche Onboarding.

Das Pre-Boarding beginnt mit einem Willkommensgruß, der den zukünftigen Mitarbeitern einige Wochen vor ihrem Arbeitsantritt nach Hause geschickt wird. Sie haben dann auch Zugang zu einem speziellen Informationsbereich auf unserer Karriereseite, der auch eine Plattform für den Austausch mit dem Onboarding-Team ist. Das ermöglicht es denjenigen, die es wünschen, ihren ersten Tag schon vorzubereiten.

Der erste große Schritt des Onboardings ist der Dienstantritt am ersten Tag: Die ersten zwei Stunden, die sie bei der CFL erleben, verbringen sie mit mir! An jedem 1. oder 15. des Monats halte ich eine Präsentation, in deren Verlauf ich einige administrative Fragen kläre, ¬- wie den Badge, die zu unterzeichnenden Dokumente, die digitale Identität – oder einige Aspekte des Personalstatuts, das für uns spezifisch ist, anspreche. Bei dieser Gelegenheit werden ihnen auch die Werte und die Strategie des Unternehmens vorgestellt. Kurz gesagt, sie erhalten sehr viele Informationen zu einem ziemlich einnehmenden Zeitpunkt, weshalb sie unter anderem eine Begrüßungsbroschüre mit nach Hause nehmen, eine Art Bibel für neue Eisenbahner, die alle nützlichen Informationen für einen guten Start bei uns enthält.

Insgesamt dauert das Onboarding ein Jahr, wobei die Inhalte von Person zu Person variieren. Die vorgeschriebene Mindestschulungsdauer beträgt 10 Stunden, z. B. in den Bereichen Sicherheit und Qualität, aber in den meisten Fällen sorgen die Abteilungen dafür, dass die neuen Mitarbeiter beispielsweise die Teams kennen lernen, mit denen sie zusammenarbeiten werden. Das umfassendste Onboarding, das ein neuer Mitarbeiter absolvieren kann, umfasst 41 Stunden Schulung, um einen umfassenden Einblick in die Arbeit der CFL zu erhalten. Auf der Seite der Abteilungen haben wir bereits 172 Stunden allein für die vorgeschriebenen Fortbildungen und fast 150 Stunden für weitere Schulungen und Besichtigungen für 2023 geplant. Dies verdeutlicht, wie viel Aufwand es bedeutet, sich um den Empfang und die Integration unserer neuen Kolleginnen und Kollegen zu kümmern, unabhängig von ihrer Anzahl. Im Jahr 2022 haben wir fast 230 Kandidaten eingestellt: Es ist wichtig, dass sich jeder erwünscht und wertgeschätzt fühlt, auch wenn 25 Personen am selben Tag anfangen.

Drei- oder viermal im Jahr, unter normalen Umständen, veranstalten wir außerdem Onboarding-Events, zu denen alle Neuzugänge eingeladen werden. Dies ist eine andere Art, Mitarbeiter zusammenzubringen, die ansonsten vielleicht nie Kontakt miteinander haben. Es ist ein Moment des informellen Austauschs und des Kennenlernens im Rahmen von Workshops, Animationen und Spielen, oft in Anwesenheit von Mitgliedern der Geschäftsleitung, und es ist ein starkes Signal, das wir aussenden: Sie sind bei uns herzlich willkommen.

Warum ist Onboarding wichtig?

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle Kollegen mit dem gleichen Informationsstand beginnen und die gleiche Aufmerksamkeit erhalten: Der Beginn eines neuen Jobs ist immer ein bemerkenswertes Ereignis für den Betreffenden und es ist wichtig, dass wir dieses als Arbeitgeber auch als solches behandeln. Das ist beruhigend für den Bewerber und grundlegend für uns: Er versteht die Dynamik, in der er sich befindet, und das ist in einem Unternehmen, das im Dienste der Öffentlichkeit steht, von entscheidender Bedeutung.

Aus Sicht des Arbeitgebers ist diese Aufmerksamkeit für Neuankömmlinge mehr als nur ein philanthropischer Ansatz: Durch die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen werden das Risiko der Fluktuation und die Kosten für eine Neueinstellung drastisch gesenkt. Auch das Unternehmen profitiert von einer Person, die sich schneller zurechtfindet, leistungsfähiger und begeisterungsfähiger ist und ein positives Bild von ihrem Arbeitgeber vermittelt.

Was gefällt Dir an Deinem Job?

Ich bin ein sehr kontaktfreudiger Mensch, der sich gerne hilfsbereit zeigt: Ich stehe morgens wirklich gerne auf, weil ich weiß, dass ich im Alltag meiner Kolleginnen und Kollegen etwas bewirken kann. Wenn ich ihnen helfe, sich bei der CFL einzuleben, werden sie sich schnell in ihrer Position wohlfühlen und ihr volles Potenzial im Dienste unserer Kunden entfalten können, und dieser Gedanke macht für mich wirklich Sinn. Was mir auch gefällt, ist das Fehlen von Routine.

Der Onboarding-Prozess ist angesichts der langen Geschichte der CFL noch relativ jung, aber mein Team und ich haben viele neue Ideen, um immer besser zu werden, und glücklicherweise bekommen wir die Gelegenheit, sie umzusetzen, das ist ein hervorragender Antrieb für den Alltag.

Kannst Du uns ein paar Beispiele für kommende Neuheiten nennen?

Wir wollen im September ein Patenschaftssystem einführen, bei dem jeder neue Mitarbeiter mit einem älteren Kollegen in Kontakt kommt, der ihm als Ansprechpartner für Fragen dient, die man sich nicht unbedingt traut, seinem Chef zu stellen, wie z. B. das Duzen, die Kleiderordnung etc.

Kurzfristig arbeiten wir an der Einführung eines Online-Begrüßungskurses auf unserer E-Learning-Plattform, der die Präsenzschulungen auf spielerische und interaktive Weise ergänzen wird.

Wenn ich sehe, dass wir uns dem Start solcher neuen Initiativen nähern, weiß ich, wie glücklich ich mich schätzen kann, hier zu arbeiten: Der Wille, für unsere Mitarbeiter immer besser zu werden, ist eindeutig vorhanden, nun liegt es an uns, ihn in konkrete Projekte umzusetzen!

Wenn Stéphanie Ihnen Lust gemacht hat, dieses Onboarding selbst zu erleben, werfen Sie einen Blick auf unsere Karriereseite: Es gibt bestimmt eine passende Stelle für Sie!