Stéphanie est en charge des onboardings pour la maison mère des CFL et ses filiales. Depuis 2017, elle façonne avec enthousiasme l’intégration des nouveaux arrivants. Rencontre avec l’un des visages les plus connus de nos nouvelles recrues.

Bonjour Stéphanie, peux-tu nous expliquer ton rôle au sein des CFL ?

Quand j’ai rejoint les CFL il y a 6 ans, j’ai entre autres été chargée de conceptualiser l’onboarding des nouvelles recrues. Nous étions 2 à l’époque à travailler sur ce sujet, au même titre que celui du recrutement des jeunes, qu’ils soient stagiaires ou apprentis, et du marketing RH. Nous avons depuis rationnalisé les activités et depuis 2021 je suis responsable de la cellule Onboarding et Talent scouting. Nous sommes 4 dans mon équipe, et nous sommes 3 à intervenir sur le périmètre Onboarding.

Justement : c’est quoi un onboarding ?

Les gens pensent naturellement à l’embarquement dans un avion, et c’est ce terme qui a été récupéré par le monde des ressources humaines pour désigner les pratiques mises en œuvre en entreprise pour améliorer l’accueil et l’intégration des nouveaux entrants.

Aux CFL, l’onboarding prend la forme d’un plan de formation sur-mesure, décidé avec le responsable de la recrue. Il comprend des formations obligatoires et communes à tous les nouveaux arrivants, ainsi que des visites de sites, des présentations animées par les services : le ferroviaire est un domaine d’activité très spécifique, avec une infinité de métiers, c’est important de faire visualiser aux nouveaux dans quel univers ils débarquent, pour leur faire aussi ressentir la culture d’entreprise. Et pour ça, rien de mieux que les rencontres.

C’est important de faire visualiser aux nouveaux dans quel univers ils débarquent, pour leur faire aussi ressentir la culture d’entreprise. Et pour ça, rien de mieux que les rencontres.

Qui est concerné par ton onboarding ?

Toutes les nouvelles recrues embauchées à la maison mère des CFL, et des filiales également (CFL Evasion, Mobility et Immo) sont concernées par l’onboarding. Nos apprentis sont également tous accueillis pour leur rentrée en septembre lors d’une présentation qui leur est spécialement dédiée.

Enfin, nos stagiaires et alternants ont eux aussi droit à une version allégée d’onboarding. Il s’agit d’une présentation en visioconférence par nos soins, et d’un groupe de messagerie instantanée au sein duquel ils peuvent nous contacter ou échanger entre eux pour obtenir ou partager des informations.

Concrètement, à quoi doivent s’attendre les nouvelles recrues ?

Il y a en fait deux phases : celle du pre-boarding, qui commence entre la signature de leur contrat et leur premier jour chez nous, et celle de l’onboarding à proprement parler.

Le pre-boarding s’amorce avec l’envoi d’un courrier de bienvenue au domicile des futurs collaborateurs quelques semaines avant leur prise de poste. Ils ont alors également accès à un espace d’information dédié sur notre site carrière, qui est aussi une plateforme d’échange avec l’équipe Onboarding. Ça permet à ceux qui le souhaitent de préparer leur arrivée.

La première grande étape de l’onboarding est la prise de service, le premier jour : les 2 premières heures qu’ils vivent aux CFL, ils les passent avec moi ! Chaque 1er ou 15 du mois, j’anime une présentation au cours de laquelle je vais régler certains points administratifs, – comme le badge, les documents à signer, l’identité numérique -, ou aborder quelques aspects du statut du personnel qui nous est propre. C’est aussi à cette occasion que leur seront présentées les valeurs et la stratégie de l’entreprise. En bref, ils reçoivent énormément d’information, à un moment assez intimidant, c’est pour ça qu’ils repartent notamment avec un livret d’accueil, sorte de bible du cheminot débutant, qui reprend toutes les informations utiles pour bien commencer chez nous.

En tout l’onboarding court sur une période d’un an, et son contenu est variable d’une personne à l’autre. Le minimum de formation obligatoire est de 10 heures, sur la sécurité et la qualité notamment, mais dans l’immense majorité des cas, les services veillent à ce que leurs nouveaux collaborateurs découvrent par exemple les équipes avec lesquelles ils seront amenés à travailler. L’onboarding le plus complet que peut suivre un nouveau comprend 41 heures de formation, pour une découverte exhaustive de l’activité des CFL. Du côté des services, nous avons déjà planifié 172 pour les seules formations obligatoires, et près de 150 heures de sessions de formation et de visites pour 2023. Cela illustre bien l’investissement que représente le soin porté à l’accueil et à l’intégration de nos nouveaux collègues, indépendamment de leur nombre. En 2022, nous avons recruté près de 230 candidats : c’est important que chacun se sente désiré et valorisé, même quand ils sont 25 à commencer le même jour.

Trois ou quatre fois par an, en temps normal, nous organisons également des onboarding events auxquels sont conviés tous les nouveaux venus. C’est une autre façon de faire se rencontrer les collaborateurs, qui pourraient par ailleurs ne jamais être en contact, c’est un moment de partage et d’échange informel autour d’ateliers et d’animations, de jeux, souvent en présence de membres de la Direction, c’est un signal fort qu’on envoie : vous êtes vraiment les bienvenus parmi nous.

C’est un signal fort qu’on envoie : vous êtes vraiment les bienvenus parmi nous.

Pourquoi c’est important l’onboarding ?

C’est important de s’assurer que tous les collègues commencent avec le même niveau d’information, et reçoivent aussi la même attention : commencer un nouveau travail c’est toujours un évènement notable sur le plan individuel, et c’est important qu’en tant qu’employeur nous le traitions comme tel. C’est rassurant pour le candidat, et fondamental pour nous : il comprend la dynamique dans laquelle il s’inscrit, c’est crucial au sein d’une entreprise au service du public.

Du point de vue de l’employeur, cette attention portée aux nouveaux arrivants est plus qu’une simple démarche philanthropique : avec la fidélisation du collaborateur, on réduit drastiquement les risques de turnover et les coûts liés à un nouveau recrutement. L’entreprise y gagne aussi avec une personne autonome plus rapidement, plus performante, plus enthousiaste, qui va de fait véhiculer une image positive de son employeur.

Qu’est-ce qui te plaît dans ton job ?

Je suis quelqu’un de très sociable, et qui adore se rendre utile : je suis vraiment contente de me lever le matin, car je sais que je peux avoir un impact dans le quotidien de mes collègues. Si je les aide à prendre leurs marques aux CFL, ils seront rapidement à l’aise dans leur poste et à même de déployer leur plein potentiel au service de nos clients, et ça fait vraiment sens pour moi. Ce qui me plaît aussi, c’est l’absence de routine.

Ce qui me plaît aussi, c’est l’absence de routine.

Le processus d’onboarding est relativement jeune au regard de la longue histoire des CFL, mais mon équipe et moi avons plein de nouvelles idées à développer pour faire toujours mieux, et par chance, on nous donne l’opportunité de les mettre en œuvre, c’est un excellent carburant au quotidien.

Tu peux nous donner des exemples de nouveautés à venir ?

Nous avons pour ambition de mettre en place en septembre un système de parrainage, où chaque nouveau collaborateur est mis en contact avec un collègue plus ancien qui lui servira de référent pour les questions qu’on n’ose pas forcément poser à son chef, comme le tutoiement, le code vestimentaire etc…

À plus court terme, nous travaillons au déploiement d’une formation d’accueil en ligne, sur notre plateforme d’e-learning, qui viendra compléter les formations présentielles de manière ludique et interactive.

C’est quand je vois qu’on approche du lancement de ce type de nouvelles initiatives que je mesure la chance que j’ai de travailler ici : la volonté de faire toujours mieux pour les collaborateurs est clairement là, à nous de la traduire en projets concrets !

La volonté de faire toujours mieux pour les collaborateurs est clairement là, à nous de la traduire en projets concrets !

Si Stéphanie vous a donné envie de vivre cet onboarding de l’intérieur, jetez un œil à notre site carrière : il y a forcément un poste pour vous !